ANALISIS JABATAN (JOB ANALYSIS)

ANALISA JABATAN (JOB ANALYSIS)

Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan (2007: 10) pengertian MSDM adalah sebagai berikut: “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”. Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kegiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.

Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.

Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92), Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu:

1.      Job description, yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.

2.       Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu.

3.        Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat.

4.    Job desing restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok.

5.        Personel requirement, yaitu  berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan.

6.       Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja.

7.        Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja.

8.        Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

9.     Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja.

10.  Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan.

11.    Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi

12.    Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

Kegunaan Informasi Analisa Jabatan

Analisa jabatan disamping menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan, juga mempunyai berbagai kegunaan lainnya. Diantara berbagai kegunaan tersebut adalah:

1.    Pengadaan Tenaga Kerja.

Spesifikasi jabatan merupakan standard personalia yang akan dipakai sebagai pembanding para pelamar jabatan tersebut. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.

2.    Latihan

Uraian tentang tugas-tugas dan perlengkapan yang digunakan akan merupakan bahan pembantu di dalam pengembangan program-program latihan.

3.    Evaluasi Jabatan.

Deskripsi jabatan dan persyaratan-persyaratan yang diinginkannya dapat dinilai untuk menentukan harganya. Dengan demikian tiap-tiap jabatan akan diberikan penghargaan yang layak.

4.    Penilaian Prestasi

Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik, maka deskripsi jabatan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

5.    Promosi dan Transfer

Informasi jabatan akan sangat membantu dalam menentukan salinan promosi ataupun transfer.

6.    Organisasi

Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali menghasilkan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.

7.    Induksi

Untuk pegawai baru deskripsi jabatan sangat berguna untuk maksud atau tujuan orientasi. Deskripsi jabatan ini akan memberikan gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan oleh pegawai baru tersebut.

8.    Counseling

Informasi jabatan akan sangat berguna dalam pemberian counseling atau konsultasi baik bagi yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatannya sekarang ini.

Tahapan Analisis Jabatan

1.    Persiapan yang meliputi :

·      Merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis jabatan.

·      Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis jabatan.

·      Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses, dan struktur organisasi yang akan dianalisis, berdasarkan hasil analisis yang pernah dilakukan (jika ada).

·      Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang.

2.    Pengumpulan data dengan berbagai metode seperti :

·         Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama melaksanakan tugas.

·         Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya.

·         Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya.

·         Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log).

·         Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun demikian, penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis.

3.    Klarifikasi Data

Melakukan penyaringan, pemisahan dan peninjauan kembali informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan tidak bias.

Jenis Analisis Jabatan

1.    Tradisional

·      Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggung jawab, kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu.

·      Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian standar kinerja yang diharapkan.

2.    Berorientasi hasil

·      Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan .

·      Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal.

DAFTAR PUSTAKA

Nitisemito, Alex S. Manajemen Personalia. Jakarta: Ghalia Indonesia, 1982.

Handoko, Hani T. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: 1993.

Moekijat. Analisa Jabatan. Bandung: Alumni, 1982.

TANTANGAN DALAM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

TANTANGAN DALAM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

(MSDM)

Ada 2 jenis tantangan yang ada dalam MSDM, yaitu:

1.    TANTANGAN EKSTERNAL

·      Sektor Ekonomi

Berbagai tantangan siklus bisnis mempengaruhi kegiatan-kegiatan MSDM. Sejalan berkembangnya waktu, sektor ekonomi terus berkembang. Perkembangan-perkembangan ini selanjutnya memberikan tekanan pada peningkatan upah, penawaran “benefits” yang lebih baik, dan perbaikan kondisi kerja. Bagaimana produsen menuntut karyawan untuk lebih kreatif dalam menciptakan produk jika sewaktu-waktu kondisi perekonomian dalam kondisi lesu. Semua SDM yang ada dalam organisasi harus bekerja keras untuk menginovasikan produknya.

·      Sektor Sosio-Kultural

Kondisi sosial-kultural merupakan pertimbangan penting bagi pengambilan keputusan. Kondisi ini berkenaan dengan kepercayaan, nilai-nilai, sikap, pandangan dan pola atau gaya kehidupan yang berkembang dan terbentuk dari dinamika kebudayaan, ekologi, demografis, geografis, religius, pendidikan dan faktor-faktor etnis lainnya. Perubahan-perubahan kondisi atau nilai- nilai sosial budaya merupakan tantangan bagi manajemen SDM. Kondisi inilah dimana perusahaan diuji kemampuannya dalam mengatur karyawan yang mempunyai berbagai kultur dan budayanya masing-masing agar mencapai satu visi yang diinginkan oleh perusahaan.

·      Sektor Internasional

Perusahaan harus berusaha memiliki SDM yang mampu mengatasi pengaruh perkembangan ekonomi internasional seperti resesi, penurunan/kenaikan nilai uang. Perusahaan juga diharapkan bisa memiliki SDM dengan kemampuan ikut serta dalam bisnis internasional agar bisa bersaing dan kompeten dengan SDM dari luar negeri. Dengan diterapkannya pasar bebas dan diberlakukannya Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA), tenaga kerja dari luar negeri akan membanjiri sektor dalam negeri, sehingga SDM dari dalam negeri tidak terpinggirkan di negeri sendiri.

·      Sektor Teknologi

Kecanggihan teknologi telah berdampak secara bisnis yaitu semakin produktif, efektif, dan efisien dalam pengelolaan perusahaan sehingga dapat meningkatkan kemampuan bersaing di era globalisasi. Tantangan teknologi tidak sekedar menyangkut pembiayaan (cost), karena bagi manajemen SDM hubungannya terkait pada keharusan menyediakan tenaga kerja yang terampil mempergunakannya, baik dari luar maupun melalui pengembangan tenaga kerja di dalam organisasi. Organisasi perlu merancang kegiatan-kegiatan pengaturan dan pendayagunaan SDM untuk mengikuti perkembangan operasi perusahaan akibat dari inovasi teknologi.

·      Sektor Publik

Perusahaan harus mampu dan harus selektif dalam menyeleksi SDM yang akan direkrut. Perusahaan terlebih dahulu menentukan mutu karyawan yang diinginkan sesuai dengan persyaratan jabatan dan jumlah tenaga kerja yang akan direkrut.

2.    TANTANGAN INTERNAL

·      Pemilik

Pemilik menanamkan modal bagi perusahaan dengan harapan modal yang ditanam secara berkelanjutan akan memberikan keuntungan yang layak bagi perusahaan. Jika perusahaan tidak mau memperbaiki kompetensi SDM-nya, maka pemilik modal juga tidak mau untuk menanamkan modal diperusahaan tersebut.

·      Pemerintah

Pemerintah memiliki hak, wewenang dan tanggung jawab untuk meningkatkan mutu hidup dari warga negaranya, jadi pemerintah (seluruh jajarannya) berkepentingan dengan keberhasilan manajemen SDM. Dengan peningkatan manajemen SDM memungkinkan pemerintah memperoleh pajak dan memperluas kesempatan kerja. Fungsi pemerintah sangat sentral dalam perekonomian suatu negara karena fungsi pemerintah adalah pembuat kebijakan;kebijakan fiskal dan kebijakan moneter. Pemerintah juga berhak mengatur jam kerja, memantau apakah karyawan diperlakukan dengan layak oleh perusahaan dan mendapatkan upah yang layak.

·      Manajemen

Kelompok profesional mempertaruhkan waktu, keahlian, pengetahuan, keterampilan dan reputasinya demi kepentingan negara dalam rangka pemenuhan tanggung jawab sosial dari perusahaan yang bersangkutan. Seorang supervisor yang bagus akan selalu membimbing bawahannya.

·      Karyawan

Perekrutan, pembinaan, dan pelatihan bagi karyawan menentukan maju mundurnya suatu perusahaan. Karyawan harus dipenuhi kebutuhan material, mental, psikologis, sosial dan intelektual secara memuaskan sehingga karyawan mau melakukan dan berbuat sesuatu untuk kepentingan perusahaan.

·      Customer

Masyarakat yang menjadi konsumen barang dan jasa sangat mengharapkan penyediaan barang dan jasa tidak mengalami gangguan sehingga perusahaan mampu memuaskan kebutuhan konsumen.